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海外

海外出張 準備から現地滞在中までの確認事項と注意点の総まとめ

海外出張の準備すべき項目や注意点、滞在中に気にしておくといいことなどをまとめました。

海外出張が不慣れでも、これを読めば何とかなるという内容です。

目次が長いので折り畳んでいます。

すぐ下にある“Contents”の“unhide”をクリックすると一覧が開くので、目的の項目をお探しください。

各項目に詳細記事のリンクを載せていますので参考にしてみてください。

海外出張の準備 〜出張計画〜

海外出張の準備 〜出張計画〜

海外出張にあたり真っ先に準備するものといえば出張計画です。

大枠の出張計画は仕事内容に沿ったものとなりますが、案件と案件の間隔の取り方、移動時間などは国内出張と同じに考えない方がいい場合があります。

交通機関の時間の正確さ、交通事情は国や地域で様々です。到着までに思いの外時間が掛かることはざらにあります。

案件の進捗や情報の正確性も同じく様々。

試作品の完成の連絡を受けて、出張計画に組み込んでいたはずが直前で実はできていないなど、出張前・中に出張計画の変更を余儀無くされることもあります。

自分や会社の都合を考慮しながら、弾力のある出張計画を組み立てるとストレスが軽減できます。

関連記事:海外出張のトラブルまとめ 本当にあったびっくりな話

海外出張の準備 〜パスポートやビザの確認〜

海外出張の準備 〜パスポートやビザの確認〜

海外出張というか海外渡航全般において最も重要な確認事項の一つです。

これがないと海外に行けません。

パスポートは持ってるよって人も残存有効期間と残ページ数を確認しましょう。入国時の残存有効期間や残ページ数に規定がある国があるからです。

例えば(2024年3月現在)
  • マレーシア
    • 入国時の残存有効期間が6ヶ月以上
  • フランス
    • 査証欄の余白が2ページ以上

ビザ取得時も同様に、国によって規定があります。パスポートはあるから大丈夫と油断しているとビザ取得の要件を満たしてない、、、ということがあり得るので早めに確認しておくと安心です。

○乗り継ぎ地の要件にもご注意を

乗り継ぎがある場合は乗り継ぎ地の要件も確認しましょう。

欠航などのトラブル時に、乗り継ぎ地の要件を満たしていないと外に出れず、映画「ターミナル」をリアルに体験する羽目になります。

パスポートやビザの取得には時間を要するので、海外出張がありそうな仕事が回って来た時には早めに準備しておきましょう。

海外出張の準備 〜航空券手配〜

海外出張の準備 〜航空券手配〜

海外出張計画に基づいて航空券の手配をします。

海外出張の予定は思いのほか変更が頻発しますし、製品サンプルなどで荷物が多くなりがちです。

したがって、FSC(Full Service Carrier)と呼ばれるサービス充実の航空会社を利用することが一般的です。

海外出張の航空会社に選択肢がある場合でも、慣れていない人はFSCを選ぶ方が無難だと思います。万が一の時でも対応がしっかりしています。

対して、LCC(Low Cost Carrier)と呼ばれる安さを追求した航空会社は、特定の条件下では利用可能です。

海外出張に慣れている、出張予定に弾力がある、徹底的に旅費を安くしたい、という場合には選択肢に入れるのはありだと思います。

関連記事:海外出張 LCC(格安航空)は移動手段としてありなのか 【LCCとFSCを簡単に比較】

○乗り継ぎ便にはご注意を

日本から出張先までの往復便だけであれば難しくはありませんが、乗り継ぎがある場合は若干ややこしくなります。

乗り継ぎ間隔にゆとりを持たせたつもりでも間に合わないなんてことがありえます。移動ルートのMCT(最低乗継時間)など航空会社の情報を収集しておきましょう。

MCT(Minimum Connecting Time:最低乗継時間)

航空会社ごとに定められた乗り継ぎに最低限必要とされる時間のこと。
MCTを満たしていないと、間に合わない場合に振替便などの補償が受けられない。
MCTを満たしていても必ず補償が受けられるわけではないが、同一航空会社、同一アライアンスなど、便と便の関連性が強いほど補償が受けられる可能性は高まる。

MCTはあくまで最低乗継時間。間に合わないことも多々あるので余裕のある計画にして、気になることは航空会社に確認しましょう。

LCCの場合は、MCTや補償が設定されていないケースが多いです。だからことの安さなのだと思います。

預入荷物がある乗り継ぎは、FSCであれば他社間でも最終目的地まで運んでくれることが一般的です。最初の搭乗手続きの際に確認してみてください。

LCCを活用する場合は、一度荷物を受け取り再度手荷物検査が必要になります。

*ロストラゲージの危険性が高まるので、後述する通り海外出張では機内持込の荷物にまとめることをおすすめします。

海外出張の準備 〜ホテル手配〜

海外出張中の拠点を確保します。

住み慣れない土地で仕事をする海外出張。訪問先へのアクセス条件だけでなく、心身共に休まる場所が望ましいです。

折角の海外出張、繁華街にも興味があるって人もいるかもしれませんが、個人的にホテルは騒がしくないエリア、飲みに行きたきゃタクシーでというのが最適解と思っています。

ホテルの予約方法

ホテルの予約方法
  • 海外の取引先に頼む
  • 海外旅行代理店に頼む
  • 自分で予約する

海外出張における主なホテルの予約方法は上記の3つ。

○取引先に頼む

スケジュール、予算、立地条件などホテル予約に必要な情報を伝えれば、現地に詳しい人がホテルを手配してくれるのでスムーズです。

一方、相手の厚意に甘えることになり、海外出張でありがちな頻繁な予定変更には結構気を使いますし、想定外のホテルでも「なんか違う、、、」と言い辛いので、相手との関係性が大事です。

○代理店に頼む

海外出張に慣れていない人には向いているサービスです。現地に着いて「あれ?」となる確率が最も低く、ホテルと一緒に航空券の手配もできる手軽さもメリット。

コストは一番かかりますし、専門業者だからといってトラブルが絶対発生しないわけではない点には注意が必要です。

○自分で予約

海外出張に慣れている人が活用すれば、最も安くホテル予約できる方法です。

現地情報を知らないと、最低限、ホテルの質・周辺環境・訪問先までのアクセス方法を調べなければいけないので手間が掛かるのがデメリット。

Booking.com、Expedia、agodaなどオンラインサービスを活用すると出張先の周辺ホテルを一括で調べられるので便利です。

ホテル予約の確認事項

ホテル予約の確認事項
  • ホテルの周辺環境の確認
  • 空港からホテルまでの移動手段の確認
  • 交通状況の確認
  • スケジュールに適した立地かの確認
  • キャンセル条件の確認
  • 予約完了の確認

確認事項そのものは国内出張する時と変わりません。

ただ、国内出張であれば少々のトラブルは解決が難しくないので、結構いい加減な確認だという人は多いと思います。

海外出張になると、トラブル解決の労力が国内出張と比較して余計に掛かるケースが多いので、事前にしっかりと確認することがおすすめです。

ホテルや周辺環境が自分に適していないと、出張中の疲労が倍々ゲームで蓄積されていきます。

ホテル選びをしっかりと行うと快適な海外出張に近付きます。

関連記事:海外出張 ホテル予約と利用時の注意事項

海外出張の準備 〜通信手段の確保〜

海外出張の準備 〜通信手段の確保〜

オンライン上で何でもできる、というかオンラインでしか提供していないサービスすらあるご時世、海外出張中の通信手段の確保は必須です。

通信手段の必要性の高まりに伴い、通信サービスの選択肢も昔と比べ急激に広がりました。

海外出張ごとの条件に合わせて柔軟にサービスが選べるようになったのは、本当に有難いです。

通信手段の代表例

主な通信手段は下記の4つがあり、それぞれ強みが違います。

通信手段価格手続き電池持ち携帯性サービス
現地SIM
Wi-Fiレンタル
海外用eSIM
海外用SIM
国際ローミング

個人的な使い分けとしては、次のようにしています。

通信手段の使い分け
  • 長期出張 → 現地SIM
  • 外で頻繁にPC作業 → Wi-Fiレンタル
  • 複数人でシェア → Wi-Fiレンタル
  • 身軽さが最優先 → 海外用eSIM

海外用SIMは使用機種がeSIMに対応していない時に有効です。

国際ローミングはahamoのような国外でも料金が変わらずシームレスに使えるキャリアと契約していると有効です。

出張前に通信環境を整える

現地SIM以外の通信手段は、出張前に準備することができるので到着してすぐ使うことができます。

しかし、現地SIMは到着するまで準備ができません。

海外出張に慣れていなかったり、空港でのトラブルに備えたりする意味で、出張前に通信手段を整えておくことがおすすめです。

現地SIMは価格を安く抑えることができ、長期の出張では非常に役立ちます。

長期の海外出張の場合は、短期の通信手段を事前に確保しつつ、現地SIMを活用すると便利です。

関連記事:海外出張 買い切り型のeSIMサービスのおすすめ(出国前に通信環境を整える)

海外出張の準備 〜持ち物確認〜

海外出張の準備 〜持ち物確認〜

海外出張の荷物は徹底的に少ない方がいいというのが持論です。

預入荷物はロストラゲージになってしまうことがありますし、大きな荷物を抱えての移動は想像以上に過酷です。

海外出張の荷物に限っては、大は小を兼ねないと思っています。

上手に荷物を減らす為に

海外出張の荷物を減らすコツは次の通りです。

荷物を減らすコツ
  • 機内持込可能な持ち物とサイズにする
  • 一つ二役のアイテムを優先
  • 自分でメンテ出来るもの
  • 「もしかしたら必要かも」は現地調達

機内持込に収まる荷物にすることで、荷物の紛失、空港での受取時間、移動の負担などを改善できます。

その為に、自分で洗濯できる、オンオフどちらでも使える、充電器が不要な物など、荷物を如何に減らせるかを意識した荷造りが鉄則です。

仕事道具などで預け入れが必要な時は、それだけで荷造りすると安全です。最悪ロストラゲージしても、生活には困らない状態で仕事道具を待てます。

「もしかして」は案外使わない

経験上、荷物の負担は、持ち物が与える快適さを上回りますし、「もしかして」で持って行った物が必要になったことはありません。

「もしかして」程度なら現地で入手できます。荷物を削りすぎて出張中に困ったらと心配になっても大丈夫です。

海外出張に慣れている人ほど荷物は少ないです。

必要な物が分かってくるという理由もありますが、荷物の負担が大きいことを知っているので、極力荷物を減らしたくなるからです。

持ち物の詳細は下記記事にまとめています。

関連記事:海外出張の持ち物は「軽く・少なく」がモットー 年間200日出張の荷物を減らす試行錯誤

海外出張の準備 〜外国語の学習〜

海外出張前に現地で使える言語を勉強しておくと現地での仕事や生活がグッと楽になります。

普段からの地道な学習が言語習得の王道

理想的なのは現地で問題なく生活できるレベルまで使えるようになることです。

言語はやればやっただけ誰でも伸ばすことができますが、一朝一夕で身に付くものではありません。

海外出張を希望する人は普段から準備することが大切です。

幸いなことにネットやスマホの発達によって、独学での言語学習の選択肢は増えました。

オンラインでネイティブと、アプリでスキマ時間に、といったふうに継続的な学習が可能です。

従来型の外国語スクールは、高価だからこそ可能な質の高いサービスを提供しています。

一般論ですが、安価な学習法ほど自力で情報収集する能力が求められます。自分のレベルや懐具合に合わせた学習教材を選択しましょう。

普段から学習をしていない時には

とはいえ、日々の生活に追われながらの勉強は大切ですし、唐突に海外出張が決まったという人もいます。

普段から勉強をしていない場合は割り切ることが必要になります。最低限、仕事が回ることに特化した学習です。

  • ビジネス英語に集中する
    • 外国語の学習難易度は、ビジネス会話 < 日常会話だから
  • 単語の学習に集中する
    • 最低限の確保に適した学習範囲は単語だから

言語を使いこなすには足りませんが、限られた時間で少しでもマシな状態に持っていくには選択と集中が鍵になります。

関連記事:仕事の為ならビジネス英語から始める。日常英会話は遠回り(っていうか難しい)。

関連記事:海外出張に向けた言語学習 一夜漬け的に単語しか学習しない方法のすゝめ

海外出張の準備 〜お金の管理方法〜

海外出張の準備 〜お金の管理方法〜

海外出張中のお金の管理はクレジットカードやデビットカードをメインすることが最適解だと考えています。

普段はクレジットカード、現金が必要なら現地ATMで海外キャッシング、という感じでカードがメインの管理方法です。

現金は停電や機器トラブルの備えとして、出張先の生活費1日分くらいを目安に常備しておきます。

  • 現金は盗難に遭えば返ってこない
  • クレジットカードは不正使用の保証がある
  • 両替手数料と海外キャッシングの手数料にほとんど差がない

上記の理由だけでも、慣れない土地で現金を持ち歩くよりクレジットカードの方が良いと個人的には思います。

クレジットやデビットカードの注意点としては、複数枚をバラけさせて持っておくこと。

  • 盗難に遭った時のバックアップ
  • ATMがカードを吐き出さなくなる時がある

特にATMがカードを吐き出さなくトラブルは割と遭遇するので注意しましょう。

海外ATMでは防犯の為、カードの抜き取りが遅いとカードを飲み込む仕様になっていたり、誤作動で出てこなくなったりします。

ATM管理者に連絡すれば取り出してくれますが、手続きが煩雑で数日掛かることも珍しくありません。

出てこなくなったカードは停止・再発行の手続きをする方が手っ取り早いので、カードは複数枚持っていくことがおすすめです。

関連記事:海外出張 お金の管理方法。現金よりもクレジットカード主体がいいと思う。

海外出張の準備 〜時差ぼけ対策〜

海外出張の準備 〜時差ぼけ対策〜

人によりけりですが時差ぼけがきつく感じる人は、海外出張前〜出発便の中で一工夫しておくと軽減できます。

時差ぼけ対策
  • 可能であれば出張計画の初日は軽めの予定にする
  • 出発の2〜3日前から就寝・起床時間を少し変える
  • 機内では現地の時間に合わせた行動をする
  • 到着後はなるべく日光を浴びる

出張期間が数日のような短期であれば、無理に現地時間に合わせず体力の維持に努めるだけでいいかもしれません。

現地のリズムに合わせるにも消耗はするので、短期なら結果に違いはないからです。

○出張前の準備

出張の2〜3日前から就寝時間を変える時は、無理のない範囲で現地寄りの時間に合わせます。

日本より西側に行く時は通常より遅い時間に、東側(アメリカなど)に行く時は通常より早い時間に就寝すると現地寄りの時間になります。

○機内での行動

機内食は現地のリズムに合わせて出してくれるので、飲み物だけでも口にして体を慣らしておきます。

現地が夜であれば眠れないからといって映画などは見ず、目を瞑るだけでも幾分かマシです。

○到着してから

時差ぼけの一番の対策は日光に浴びることです。これは到着後に行うことですが、到着初日は軽めのスケジュールにしつつ日中にしっかり陽の光を浴びます。

体内時計の調整には日光が一番いいそうです。

海外出張の準備 〜緊急時への対応〜

海外出張の準備 〜緊急時への対応〜

海外出張中は、普段の生活圏とは異なる場所で行動します。日本では大したことないトラブルでも出張先では思うように解決できないことが多々あります。

特に病気や怪我、盗難、パスポートの紛失などに遭う時の対策は事前に考えておくとパニックにならずに済みます。

少なくとも以下については事前に考えておきたいです。

緊急時の対策
  • 医療機関の場所や連絡先の確認
  • 海外旅行保険の加入
  • 日本領事館の場所や連絡先の確認

○医療機関

出張先でも調べられますが、医療機関もピンキリですし、海外旅行保険の証書を提示すれば、現地での支払い不要なところもあります。

どんな医療機関があるか、じっくり時間を掛けて調べられるのは出張前なので、事前に調べておきましょう。

○海外旅行保険

海外出張があまりない会社や一人社長の会社では、都度加入するケースが多いと思います。

考えたくないですが、会社では保険に加入しない場合もあるかもしれません、、、

自分で海外旅行保険を選ぶと、海外旅行保険かクレジットカードの付帯保険かで迷うかと思います。

出張先の医療費が高くない、保険内容が手厚くなくてもいい、ということであればクレジットカードの付帯保険でも十分かもしれません。

それ以外であれば、餅は餅屋。海外旅行保険の方が無難です。

○日本領事館

出張先の最寄りの領事館はチェックしておきましょう。

万が一紛失した際は日本領事館で再発行してもらわなければなりません。

現地到着 〜入国審査と税関〜

現地到着後の最初の仕事(?)です。

機内で渡される必要書類は機内で完成させ、真っ直ぐ入国審査の列に並びます。

年々、入国審査の厳しさや人の往来が増しています。入国審査通過するまで時間が掛かるので早めに行動しましょう。

おおまかな入国審査と税関の流れは次の通り。

入国審査と税関の流れ
  • 出入国カード・税関申告書を書く(不要な国もある)
  • 入国審査場に行く
  • 入国審査窓口で必要書類を提示し質問に答える
  • 預入荷物を受け取って税関を通過する

入国審査での質問は色々ありますが、海外出張の場合はそれほど心配がいらないものが多いです。

帰り便が未定、滞在先が未定、だともう少し掘った質問をされますが、海外出張でどちらも未定ということはないと思われます。

予約票などを紙に印刷しておいて見せれば英語に自信がなくても大丈夫です。

稀に滞在目的を訊かれて“Work”と返答した結果、就労目的と判断されてあれこれ訊かれるので、“Business meeting”(商談)など具体的な言葉で答えるようにしましょう。

一番重要なことは生返事せず、質問が理解できなければ聞き返すようにすることです。

関連記事:海外で入国審査や税関ってなんか緊張しない? 手続きの流れや注意点を確認

現地到着 〜通信環境の確認〜

現地到着 〜通信環境の確認〜

出張前に準備していた通信手段が機能するか確認を行います。

空港やホテルなどで確認することがおすすめです。無料Wi-Fiがある、早い段階で確認できるからです。

万が一、準備していた通信手段が機能しない場合、ネット環境がある方が多少なりとも解決が早くなります。

到着してからまずチェックインするのであれば、ホテルで落ち着いて確認できますし、機能しない場合でも当面のネット環境はあります。

空港ならば街中でWi-Fiスポットを探すよりも早く見つかると思います。

海外出張中に通信環境が整っていないと不便です。早めに確認をしましょう。

現地到着 〜宿泊施設の確認〜

現地到着 〜宿泊施設の確認〜

ホテルに到着したら一休みしたいところですが、まずは部屋の設備の確認することをおすすめします。

設備に不具合があれば、空室次第では別の部屋を用意してくれることがあるからです。

海外出張中の拠点なので、できる限りストレスのない場所になるようにします。

ホテルよってはアメニティが有料です。清掃が行き届いておらずゴミが残っているとチェックアウト時に自分が使ったことにされて請求されてしまう場合があります。

そういう意味でも、部屋の確認は行いましょう。

*そもそもゴミが残されていたら部屋を変えて欲しくなるのが人情ってもんな気がしますし

関連記事:海外出張 ホテル予約と利用時の注意事項

現地到着 〜現地の食事〜

現地到着 〜現地の食事〜

海外出張の目的は仕事に尽きますが、折角の異国の地、食事を楽しんで悪いということはないはず。

海外の食文化に直に触れられる貴重な体験になるので、自分の体調に合わせつつ色々試してみては如何でしょうか。

もちろん好き嫌いは人それぞれで現地の食事に不安なこともあるかもしれません。

○味や食材に不安

各地域、味や食材に傾向はあれど全ての料理が同じ味付け・食材ということはありません。

様々な料理の中から自分好みの料理があるかもしれません。食わず嫌いせず色々試してみましょう。

出張前に日本で出張先の料理を取り扱うお店があれば試しておく方法もあります。

○衛生面が不安

衛生面で心配だという人は、よく加熱された料理を選択するのは勿論、氷に注意するといいです。

飲料水には気を使っても、氷は見落とされがちな気がします。凍らせれば大丈夫そうだからかもしれませんが、海外出張あるある、氷で体調不良になる話は凄く多いです。

もちろん大丈夫な氷はあるので、出張先の食事事情に明るくなってから、氷が使われた食事や飲み物を楽しんでみてはと思います。

食事は体調維持には欠かせない要素ですし、現地の人とコミュニケーションを取れる良い機会です。

美味しく楽しい時間を過ごせると海外出張がより充実します。

関連記事:海外駐在 現地の食事が合わないかもと心配な時には

関連記事:海外の飲み会文化 飲みニケーションは日本の会社だけか

現地到着 〜文化や習慣の理解〜

現地到着 〜文化や習慣の理解〜

海外出張というか海外渡航における避けられない壁は文化や習慣の違いです。

自分の常識は自分の常識でしかないということを思い知らされる場面に沢山出会います。

「〜なはず」と自分を基準とした考えに固執せず、双方の文化に配慮した行動が取れるかが解決策です。

仕事の上では、双方が理解できる共通の基準を設けるとスムーズにいきやすいです。

コミュニケーションをしっかり取り、分からないことは分からないと訊くことが大切です。

関連記事:海外出張や駐在で文化の違いに面食らった時の乗り切り方

○想定外はつきもの

海外出張で想定外はつきものです。

自分なりに最悪を想定したつもりでも、実は全然最悪じゃないってことはよくある話です。

できればトラブルは避けたいところですが、「これが海外かぁ」といっそのこと楽しむくらいのマインドでいれば動じない心を手に入れられるかもしれません。

実際に体験済みのトラブル集は下記にまとめています。如何にウチはウチ、ヨソはヨソかが伝わればいいなと思います。

関連記事:海外出張のトラブルまとめ 本当にあったびっくりな話

まとめ

海外出張の準備〜現地滞在中までの確認事項・注意点をまとめました。

各項と関連した記事もいくつか当ブログに載せていますので、参考にしてみてください。

初めての海外出張の時は、期待と不安が入り混じった落ち着かない感情になるかもしれません。

微力ながらもサポートになれば幸いです。

以上、最後までありがとうございます。

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