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海外

海外出張 ホテル予約と利用時の注意事項

海外出張で重要なものの一つがホテルです。

仮住まいとはいえ、慣れない土地での疲れやストレスはできるだけ癒せる場所にしたいところ。

そんな海外出張の拠点とも言えるホテルで、無用なトラブルに巻き込まれていては本末転倒です。

日本とは違う海外のホテルに関する注意点が今回のテーマです。

海外出張の準備から滞在中まで、押さえておきたいポイントを下記にまとめています。海外出張が不慣れだという人のお役に立てれば幸いです。

関連記事:海外出張 準備から現地滞在中までの確認事項と注意点の総まとめ

海外出張のホテル予約方法

海外出張のホテル予約方法は主に3つがあります。

海外出張のホテル予約方法
  • 取引先に取ってもらう
  • 代理店に頼む
  • 自分で予約する

取引先に取ってもらう

海外出張者とのやり取りに慣れている先なら、危ない地区を避けつつ、利便性の良いホテルをすぐに見つけてくれます。

一方で、お互いによく知らない仲だと、現地基準の安全だったり、超高級ホテルだったり、見解の相違がみられることがあるので相手との関係性が重要です。

いずれにしても初めて取引先にお願いをする時は希望を伝えておくこと行き違いの確率を減らせます。

代理店に頼む

一番手っ取り早い方法です。

日本の感覚で手配してくれるので、現地に着いたら思っていたのと違うということは少ないと思います。

ホテルだけでなく飛行機など移動手段の手配も一緒にできます。

手配を外注することなので、3つの方法の中では一番コストがかかります。

自分で予約する

自分の思い通りに手配ができます。人にお願いするのと違って気を使うこともありません。

3つの方法の中では一番割安でホテル予約ができます。

ただし、現地情報に明るくないと危険な地区、ホテルや取引先までのアクセス手段などを調べる必要があります。

また、よく調べないと宿泊代が高かったり、条件が悪かったりするホテルを選択してしまうかもしれません。

Booking.com、Expedia、agodaなどが有名ですし、使いやすいです。

海外出張のホテル予約の注意事項

海外出張のホテル予約の注意事項

滞在中の自分の拠点になる場所なので、ホテルだけでなく周辺状況などの情報を集めておくと安心です。

周辺エリアの情報を集める

基本にして最重要事項です。

言うまでもなく普段と環境は違いますし、土地勘がありません。

一見明るそうなエリアでも一本裏に行くと途端に怪しい空気が、、、なんてことがありますし、繁華街の近くで便利そうと思っていたら一晩中騒がしくて寝られなかったなんてこともあります。

今は口コミなどで経験者の情報を集められます。ホテル予約前に周辺エリアの情報収集を行います。

空港からホテルまでの移動手段を確認する

国際便の多くは早朝または夜に現地に到着します。長旅の疲れや時差といった負担がある中で現地に着いてから移動手段を考えるのはしんどいです。

ホテル発信の駅から徒歩5分みたいな情報を信じていたけど実際には30分だったとかありますし、流しのタクシーは安全でないことがあります。

空港とホテル間の送迎車を用意しているホテルがあるので、そういうホテルを検討するのもありですし、信頼度の高いタクシーというのは大抵の国にあります。

ホテルまでの移動手段は事前に確認します。

ホテル周辺の交通状況を把握する

ホテルと空港、取引先との位置関係はマップで把握していると思いますが、交通状況もできるだけ情報を集めておきます。

位置関係だけ把握しておいて、日本の感覚で移動時間を見積もっていると予定に間に合わないことがあるので、距離だけで判断しないようにします。

また、交通機関を簡単に考えたりすると、1時間に一本しかバスがなく、取引先までめちゃくちゃ歩く羽目に、、、ということはありえます。

割高なことは多いですが、ホテルでタクシーを手配してもらう方が結局コスパは良かったということも少なくないです。

翌日の予定に合わせた場所にする

取引先近くのホテルは一般的なのですが、空港近くのホテルは?というとおざなりにされがちな気がします。

空港は街から離れていることが多く、前日に食事を楽しむ場所がほとんどないなどの理由があるからだと思います。

日常的な渋滞、催し事で通行止め、空港カウンターが2時間待ちなど、搭乗口に辿り着くまで想定以上に時間がかかることはよくある話です。

翌日に移動がある場合は交通機関に近いホテルをおすすめします。

*取引先近くのホテルだからといって安心できない場合もあります。
滞在先によっては日常的に渋滞が発生しているからです。実体験として、ジャカルタで数km圏内の取引先数社を回るのに移動だけで1〜2時間ずつ要したことがあります。前項でも述べましたが、交通状況について取引先に訊くなどして調べておきます。

キャンセル条件を確認する

海外出張は国内出張と比べ予定変更が多いです。(偏見)

関連記事:海外出張のトラブルまとめ 本当にあったびっくりな話

宿泊代が安かったけれどもキャンセル不可の為、結果的に高くつくというケースがありえます。

特に初めての出張先であれば、できる限り予定外に対応できるホテル選びが有効だと思います。

予約完了後に別に予約確認を求められることがある

予約完了後に、ホテル側から予約は確かなのかを確認することを求められることがあります。

この時、確認した旨の連絡を入れないとキャンセル扱いになってしまいます。

予約サイトを利用していると、予約サイトのマイページのメッセージボックスに連絡が来るので見落としてしまうかもしれません。

予約サイトの通知設定をしたり、数日に一度は確認したりしてホテルからのメッセージを見落とさないようにしましょう。

*この連絡はホテルの方針によるものなので、全てのホテルから来るわけではありません。

ホテル利用時の注意事項

ホテル利用時のおおまかな流れは日本と変わりませんが、何かあっても国内のようにスムーズに対処できないことが多いのが海外出張です。

トラブルのきっかけになりそうなことは事前に芽を摘んでおくことが大切です。

予約票などの証明書はアナログ保管も大事

正直、私はやっていませんでしたが、誰かに注意点を伝える際には項目に入れるようにしています。面倒ごとを避けられる可能性が上がるからです。

デジタルだけで保管していると、スマホや通信環境のトラブル、他人にスマホという高級品を見せびらかす機会が増えるなど、あまりよろしくない状況を招きかねません。

予約票などの証明書を紙に印刷することで、トラブルのきっかけを少なくできるのでアナログ保管を勧めるようにしています。

過去の私は運が良かっただけなのだと思います。

チェックインが遅くなる時は事前連絡する

多くのホテルは宿泊客が18:00前後までには到着する想定でいます。それよりも遅くなりそうであればホテルに連絡します。

日本のホテルであればチェックインの見込み時間を確認してくれたり、連絡がないからとキャンセルしたりということはないでしょう。

しかし、海外では連絡なしの遅い到着をキャンセルにしてしまうことがあります。特に繁忙期では予約なしの宿泊客(Walk-in)が見込まれるので結構バッサリとキャンセルしてきます。

ホテル到着が遅いと分かっている時はメールなどで予め連絡します。

*余談ですが、チェックインは宿泊客が行うものです。よって、「チェックイン プリーズ」というホテル側に依頼する言い方は伝わらないわけではないですが怪しい表現です。「I’d like to check in.」や「Can I check in?」という表現が一般的です。

使用できないクレジットカードのブランドがある

ホテルだけの話ではないですが、全てのクレジットカードブランドが使えるとは限りません。

少なくとも、VISAとMastercardの両方が使えないという話は聞いたことがないので、この2ブランドは揃えておくと安心です。

また、国やホテルによっては支払い方法をクレジットのみとする場合があります。現金よりもクレジットの方が信頼性の高い地域などで、この傾向があります。

関連記事:海外出張 お金の管理方法。現金よりもクレジットカード主体がいいと思う。

デポジットの支払いと返金はしっかり確認する

海外のホテルでは、チェックイン時は宿泊料金ではなくデポジット(Deposit)、つまり預け金を求められることが一般的です。チェックアウト時に正式な宿泊費の支払い手続きを行います。

デポジットの金額はホテルや宿泊代によりますが、おおむね宿泊費+1泊分、または滞在日数x $100〜200のところが多かったと記憶しています。

デポジットの目的は、ホテルの備品が壊された際の弁償、ミニバーなどの有料サービスなどのとりっぱぐれを防ぐことです。チェックアウトをしないで逃亡する人が多いということなんでしょうか、、、?

現金で支払う場合は、預かり証を渡されるのでチェックアウト時に預かり証と引き換えにデポジットが返金されます。(有料サービス使用時は差額)

クレジットカードで支払う場合は、コピーなど支払い処理まではしない、支払い処理をしてチェックアウト時に返金処理をする、の2通りあります。

支払い処理+返金の場合は、それぞれの控えを保管しておきます。何かあった時の証明や実際に返金処理が行われたかの確認になるので。

*クレジットやデビットカードで支払い処理がある場合は、限度額残や口座残高に影響を与えるので注意が必要です。

部屋にあるサービスは無料と有料がある

有料のサービスというと、所謂ミニバーと呼ばれる軽食や飲料のサービスですが、ホテルによっては飲料水やアメニティが有料の場合があります。

飲料水に関しては、大抵は無料の水も用意されています。よく確認せずに有料を開けてしまった、、、なんてことが。(実体験)

無料のサービスには「Complimentary」と書かれています。小さい話ですが何か悲しい気分になるので注意しましょう。

歯ブラシなどのアメニティは、清掃がいい加減だと前の人が使ったものが放置されていることがあります。

有料のホテルだと使用したと判断され請求がきます。部屋に入ったらゴミが放置されていないか確認しましょう。(まず清掃をきちんとしてくれという問題なのですが)

なお、アメニティは置いていないというホテルもあります。歯ブラシなど生活用品は自分で準備しておくことが無難です。

関連記事:海外出張の持ち物は「軽く・少なく」がモットー 年間200日出張の荷物を減らす試行錯誤

貴重品は放置しない

言わずもがなですが、貴重品を出しっ放しのまま放置は危険です。

持ち運べる物はファスナー付きの内ポケットやセキュリティバッグに入れる、持ち運べない物はスーツケースやセーフボックスに入れて鍵をかけるだけでも、盗難に遭うリスクは減らせます。

というか、一番の安全策は本当に必要な物以外は持っていかないことです。

まとめ

いつもと違う仕事や環境、長時間の移動など、ストレスが色々ある海外出張ですが、ホテルに到着した時ばかりは安堵できる数少ない瞬間です。

事前にホテルのことや周辺の情報を収集しておいて、しっかりと安堵できる瞬間を味わえたらいいですね。

以上、最後までありがとうございます。

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