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学び

ToDoリストに失敗した原因を探す。理由が分かったかも

ToDoリストって便利そうじゃない?なんか仕事の管理しっかりる人が使ってるイメージだし。

とか思ってても、ToDoリストを一番活用出来ている瞬間は使い始めのタスクを入力している時でした、なんてことはよくある話で、実際私もその一人!!

  • ToDoリストで仕事が効率化しない
  • ToDoリストが使いこなせない
  • ToDoリストの意味がわからない

結局なんとなくで使ってても、上記みたいな境地に落ち着いてしまうのが世の常です。

今となってはToDoリストを使うこともなく、Googleカレンダーで仕事やスケジュールを細かく管理するようになってしまいました。

先日ふと、これってToDoリスト運用してるのと大きな違いなくない?と疑問に感じたことをきっかけに、過去の私がなぜToDoリストの運用に失敗したのかを振り返ろうというのが今回のテーマです。

私の失敗談を踏まえた原因究明もとい自分語りなクソみたいな記事なので、耐え切れるという猛者の方々にお付き合いいただければと思います。

これ以上は無理!! という方々向けに、最初にポイントだけまとめるとこんな感じです。

ToDoリストのポイント
  • ToDoリストの運用 = 自動で自分が動くようにする
ToDoリストに失敗する原因
  • 仕事を羅列しているだけだから
  • 一日の中での時間配分を意識していないから
  • 複数の仕事をかたまりで捉えているから

細かい自分語りは目次の後です。

ToDoリストを始めたきっかけ

手書きのメモによる仕事の管理に限界を感じことがきっかけです。

ToDoリストを使えば、こんな感じで仕事が管理できるんでない?と思い運用を開始しました。仕事できる人が使っているのを見たというミーハー的な思いもあったことは認めておきます。

当時、ToDoリストでやりたかったことはこんな感じでした。

  • なんか仕事の漏れを防ぐ
  • なんか仕事の優先順位をつける
  • なんか仕事の効率化を図る

ToDoリストなるものは、もちろん知っていましたが、「なんか」知ってるくらいのもので、仕事をリスト化して頭の中を整理して仕事の効率化に繋がる。くらいの理解です。

自分を擁護するわけではないですが、ここまで読み進めてくださった猛者たちも、上記のようにふんわり運用されていたんじゃないでしょうか?ブラザー

ToDoリストでやったこと

きっかけのとこで書いたくらいの認識な上に、特段運用方法の学習もしなかった私の使い方は次の通りでした。

  • 全ての仕事をToDoリストに入力
  • 入力はシンプルに
  • やったら消す

この結果、確かな手応えとして感じたことは次の通りです。

  • 手書きより整理整頓が楽
  • リストが見やすい
  • スマホでもパソコンでも共有出来る

ToDoリストの効果というよりもIT時代の恩恵だけに手応えを感じつつ、私のToDoリスト運用生活は終焉を迎えます。

当時の率直な思いといたしましては、はぁーToDoリストつっかえねー!! です。

ToDoリストで失敗したこと

ToDoリストで失敗したこと

ToDoリストへの被害妄想だけで終わらせてはいけません。具体的に何が失敗だったのか検証し、その失敗を分析して失敗の原因を突き止めなければ、何も悪いことしてないToDoリストが浮かばれません。

まとめると次のことができなかった、失敗したと感じることです。

失敗したこと
  • 仕事の優先順位を付け直さなければいけない
  • いつまでもリストに残る仕事がある
  • やる理由がわかなくなる

仕事の優先順位を付け直さなければいけない

ToDoリストにはリマインダー機能が付いていますが、時間単位での計画はせず、一日単位で仕事を割り振りしていた結果、朝イチにその日やることが一気に通知されるようになっていました。

確かに、その日やることは思い出せるのですが、一日の行動計画、優先順位を頭の中で練り直さなければいけません。

ToDoリストの意味とは?リマインダーとは?と自らの行動に疑問をぶつけてみたい事態に陥るわけです。

いつまでもリストに残る仕事がある

もはやToDoリストの主とでも言いましょうか。いつまでもリストの最上位に鎮座し続ける歴戦の猛者たち。

日々の仕事に進捗がないわけではないのですが、ToDoリストを開く度に顔を合わせることになるので仕事が捗っていない気分にさせられ意気消沈、戦意喪失してしまいます。

なんという知将でしょう。

やる理由がわかなくなる

仕事の効率化が図れない、見る度に戦意喪失してしまう、果たしてToDoリストを使う必要があるのか、むしろ害悪にすら思える状態に達してしまいます。

効果に何ら実感のない生産性向上ツールを野放しには出来ない。そんな決意が一度湧き上がってしまえば、物語に終わりを告げなければなりません。

ToDoリストの運用を諦めましたとさ。

ToDoリスト運用に失敗した原因

ToDoリスト運用に失敗した原因

いよいよ本丸です。最初に原因をまとめると次の通りだったという考えに至りました。

そして、この原因を解決していけばToDoリスト運用成功の鍵に繋がるとも言えます。

失敗した原因
  • 仕事を羅列しているだけだから
  • 一日の中での時間配分を意識していないから
  • 複数の仕事をかたまりで捉えているから

仕事を羅列しているだけだから

リストに仕事を羅列していただけでは、手書きのメモに毛が生えただけのようなものです。

次に為すべきものは、いつまでに完了させたいのか、優先順位があって初めて効率的に仕事を進めることができます。リストの上から順に手を付けるようなやり方では効率的な作業ができません。

確かに、仕事の流れの中で新しい仕事が発生することはありますし、それを忘れないように簡潔にToDoリストに書き留めておくことはあるでしょう。そして、忙しさにかまけて計画を立てずに目先の仕事に手をつけてしまう。

ついついやりがちですが、仕事に優先順位を付ける、行動計画を立てる、これらに時間を使わないと忙しさからは解放されません。

優先順位、計画立案を考慮したToDoリストがあれば、リストを見ただけで次自分が何をすべきか把握が可能になるのではないでしょうか。

一日の中での時間配分を意識していないから

優先順位や行動計画を用意する為には、自分にどれだけの時間があるか、仕事の内容や重要性に応じてどう配分するか、一日の時間の使い方を一緒に考えなければなりません。

その日やる仕事をとりあえずToDoリストに放り込んで、朝一のアラームで一気に放流なんてやってたら計画なんて立てる間もなく目先の仕事にタックルしていくしかありません。

優先順位や行動計画を立てることは、それなりに頭と時間を使います。慣れていないころは上手くいかず時間を浪費するだけで、とりあえず目の前の仕事に手を付ける方が早い気がしてしまいます。

実際には、きちんと計画を立てる方が効率良く仕事に取り掛かれるので、スムーズに仕事を終えられます。

初めのうちは優先順位や計画を準備する時間分、仕事が早く終わらないかもしれませんが、何事も継続して取り組まなければ上達はしません

徐々に計画を立てることが習慣化してくると無意識に効率良い時間の使い方ができてくるので、昔は息切れしながら終えていた仕事があっという間に終えていたりします。

自分で立てた行動計画を忘れないようリマインドしてくれるものがToDoリストだったり、カレンダーだったりで、リストを見て一度考えなければいけない使い方では失敗するのも仕方がないと思います。

関連記事:サヨナラ三日坊主 やりたいことを簡単に習慣化・継続させるコツ

複数の仕事をかたまりで捉えているから

ToDoリストでやりがちな失敗だと思うのですが、簡潔にリストにまとめようとした結果、細分化された仕事の集合体として完成するはずの仕事を一つの項目に一言でまとめてしまうことです。

この集合体がリストの最上位に鎮座し続ける主の正体です。

複数の仕事をこなした結果として完成する仕事なので、そう簡単にはリストから消えてくれませんし、そもそもリストを見ただけでは何をすべきなのかが把握できません

仕事Aの後に仕事Bを行わなければいけない仕事かもしれないし、周りに協力を求めながらA、B、Cという仕事を並列でこなしていく方が効率の良い仕事かもしれない。

かたまりの仕事のままでは、どう動く方がいいのかをToDoリストを見てから考え始めなければいけません。それではただのメモ帳ですし、それなりに大きい案件なのでメモらなくても忘れません。

何のためにToDoリストを使っているのか理由が分からなくなります。

ToDoリストの使い方

ToDoリストの使い方

ここまで来るとToDoリストの使い方が見えてきます。

結論として、ToDoリストは次の内容でまとまっている必要があります。

ポイント
  • ToDoリストを見る = 自動で自分が動ける

その為には、忘れないよう仕事をメモしたToDoリストを使って仕事の全体量を把握します。ToDoリストに考えなしに仕事を放り込んでいたことは決して無駄ではありません

そして、全体量を把握してから優先順位や計画立案、仕事の細分化の時間を確保します。慣れてくれば無意識の内にやれると思いますが、慣れない内は確保に努めます

優先順位などが決まったら、ToDoリストに羅列されていただけの仕事を整理していきます。

これで完成です。この後は、ToDoリストを見ただけで未来の自分が効率良く作業を進めてくれます。

つまり、ToDoリストを見る = 自動で自分が動ける 状態になっているということです。

なぜ、この気付きがあったかというと現在の仕事管理方法がきっかけです。

ToDoリストを使った仕事の管理が上手くいかなかった私は最終的にカレンダーを使った管理方法に辿り着き、割と早い段階で軌道に乗りました。

後から気付いたのですが、ToDoリストと違ってカレンダーの場合、嫌でも時間を意識した使い方になります。時間を意識しだすと時間内でやれる仕事量にも限りがあるので仕事を細分化し始めます。

この結果、過去の自分が作成した行動計画を見て、現在の自分は考えることなく作業に取り掛かるという循環が生まれるようになりました。

ToDoリストの使い方って、こういうことだったんだろうなーと今更ながら思い至ったわけです。

ところで、ToDoリストとカレンダーって同じ使い方になるのかという話ですが、当然違います

カレンダーは日々、時間毎に仕事内容を細かく入れていけますし、先々の自分のスケジュールが把握できます。今どのくらいの案件を抱えているかは一目では把握できません。

一方、ToDoリストは仕事量の把握はできますし、一日単位くらいの行動計画は簡単に把握できます。しかし、先々の自分のスケジュールは把握できません。

  • カレンダー:自分の時間の全体量が把握できる
  • ToDoリスト:自分の仕事の全体量が把握できる

時間と仕事は密接に関わり合っているので、使い方によっては同じようなことができるというだけで、大本はそれぞれ違うものたちです。

まとめ

ToDoリストのポイント
  • ToDoリストを見る = 自動で自分が動ける
ToDoリストに失敗する原因
  • 仕事を羅列しているだけだから
  • 一日の中での時間配分を意識していないから
  • 複数の仕事をかたまりで捉えているから

今回、過去を振り返ったことを、さらっとまとめるとこんな感じです。

今のところToDoリストは運用してないですが、カレンダーにはない特性があるので再チャレンジしてみたいと思います。

次は、ToDoリストの運用に成功したというテーマで記事が書けるよう頑張りたいですね。

以上、最後までありがとうございます。

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